展会观众邀约的痛点与解决方案
从业20年，参加了无数场会展行业内的活动，活动话题一直专注于行业发展，行业政策，行业对接等等，但对于会展行业至关重要的一个环节，观众组织的这个话题，从未拿出来公开探讨，是出于每个企业的内功秘籍，还是没有值得分享的地方？但恰恰，观众组织能力是每个会展主办机构展现能力的关键点。欧美会展行业的成功发展，归功于观众组织的功劳。全球行业大展，中国企业削尖了脑袋都要参加，为什么？因为她吸引了来自全球的采购商，绝对不全是因为某某国际大品牌参与了，我就一定要去。展会观众及采购商是展会魂，魂没了，展会就没了。展会行业现状：
中国展会行业经过了60多年的培育和发展，已经取得了长效的进步；从办展规模、办展数量，以及展会质量和参会效果几个维度看，已经在世界范围上占据前三的位置。据中国商务部2016年统计的数据，中国年度办展已经超过6500+场，而中国会展经济研究会数据，已经超过8000+场(含节事)。超过2万平方米及以上的展览面积的展会，已经超过35%，展会规模和展商质量提升了。然而，在观众门票这个领域，几乎都是免费；门票收费的展会项目没有超过100场，B2B展会项目几乎全免费。
在会展产业领域，展会门票是主办机构一大营收点。在欧洲，展会观众门票收费的展会项目已经超过80%；在美国，展会门票收费率已经超过60%；在中国，门票收费展会项目没有超过2%（含B2C消费类展会）。从这个层面讲，中国的展会举办机构，在观众组织方面，没有足够的信心，也没有足够的观众人气和勇气来收费。问题出在哪？
作为专业的会展组织者，众所周知的知道展会观众是展会的命脉。一个展会没有大量优质展会观众，展会的延续性就会受到挑战。决定展商是否参加下一届的重要因素是参展效果；参展效果体现在展会现场的意向订单量、潜在客户的接洽量、老客户到场率、品牌推广效果、信息收集量等因素。如果一个连人气都缺乏的展会，怎敢收取观众门票？而展会的延续性只能靠强大的销售能力，以扩大展商的更新率来维持，这样的展会将离停办的风险不远了。怎样才能提升展商的“复展率”，是我们主办机构一直努力的方向。展会服务体验是我们可以看得见和体会得到的服务，主办机构相对容易提升，但展商往往把参展效果放在第一位，参展体验放在第二位。观众质量和数量的提升是一个比较困难和系统的工程。
展会观众邀约现状
一）以免费门票吸引观众
中国B2B展会几乎全部以免费门票的方式邀请观众或采购商，几乎成了惯例。在观众眼中，收费的门票感觉有些奇怪，有些不敢接受。主办机构不敢收费的原因是因为没有足够的人气作为支撑；没有足够的高质量的采购商作为后盾。如果收费，势必会筛选一批想来又不想来的观众人群，降低展会现场效果和人气，得罪了展商。
二）观众数据容量不大
在中国举办的展会，主要以中国观众为主，但在中国区的观众数据是一个需要长期积累的过程。即使举办超过5届以上的展览，也不敢明言有多少精准的数据。即使吹嘘自己有几十万或百万以上的观众数据，但真正有采购目的的采购商数据有多少，从不明细。因为没有观众数据分析能力和工具，了解不到观众需求和观众数据活跃度，导致大部分数据为死数据。
三）信息化、网络化程度低
随着展会的培育和发展，成熟的展会主办机构都为展会建立了官方网站，以及为展商及观众建设的数据库系统工具。但，那些网站及数据库一直是不可直通的，互不往来。数据也就像一个仓库一样，沉睡在哪里，有个仓库管理员经常理货；客户关系管理数据库系统是一个数据管理窗口，无分析，无互动，数据就没有生命。官网只是一个展会基本信息展示窗口，不是互动窗口，收集不到客户需求信息。
四）观众邀约难度高，成本大
成熟的展会主办机构，非常重视观众组织工作，专门成立展会项目观众邀约团队，通过各种方式，针对目标观众进行推广和宣传。邮件、短信、微信微博自媒体、关键词搜索、行业媒体广告投放、报纸报刊广告投放、软文全媒体推广、行业协会政府协助、聘请专业第三方观众邀约机构（协会、媒体及会展服务机构）以及自行组建的电话邀约团队等。据励展中国区项目总监在一个会展行业活动中发布的数据，励展每个展会观众邀约到场成本已经超过200元/人，1万人到场参观，邀请费用就达到200万人民币，这个数据对于一般展会主办机构是承受不起，成本过高。
在中国市场环境下，在互联网的大海中，寻求推广策略，难度极高；加上会展公司没有专业的互联网人才，也不会花较高的工资聘请互联网人才。只能依托自己人工以传统方式或借助第三方机构邀约观众。
展会主办机构，为了更好邀约到高质量的观众或采购商，采取各种行之有效的方法，从免城际交通接送，到免费酒店，到免费机票，再到花200—3000元的代价，邀请第三方机构代为邀请。邀请方式层出不穷，但总是在小范围中，不为人知。形成不了一个全面营销的概念，达不到事件营销的效果。就是做了很出色的事情，很少人知道。
五）第三方机构邀约体系不健全
随着展会行业的发展，竞争越来越激烈，同城同题材展会越来越多，重复办展现象严重，各方都在争夺展会资源，为了更好的办好展会，主板机构不惜花重金请第三方机构邀约观众，以增强展会效果。但第三方机构的资源能力，诚信度是值得考察。到目前为止，没有任何解决方案能够甄别实际效果，也保证不了实际到场率。
六）政府扶持会展业的方向错位
会展经济逐步被政府主管部门重视，近年来，各有特色的城市，相继出台展会行业扶持政策，鼓励办展，积极引进新的展览。有的城市，会展行业扶持资金超过亿元大关，但补贴政策均是针对会展主办机构，没有一项是针对展会观众的。然而，办好展会观众才是核心。早几年前，泰国、韩国、阿布扎比等国家相应出台了会展行业扶持政策，其中有一条政策非常符合会展行业发展方向的政策。针对跨境参观展会的专业观众，给予每人100美金补贴。台湾地区，针对全球展会采购商给予免费酒店的同时，给予高质量的采购商免费机票。政府扶持政策特别精准。
展会观众邀约的痛点
一）展商信息及新产品提前展现
展会，是一个信息聚集平台，产业新闻平台，吸引观众的最重要的是因素是展商以及产品信息；但，大部分会展主办机构没有把展商及产品信息提前传递给观众，观众在到场之前不能清晰的了解展商信息及主要的目标展品信息，从而，在很大层面上阻止了观众到场参观的积极性。
二）信息的推送渠道
虽然是信息化时代，但如何准确无误的把展商信息及产品信息推送到观众手上，是会展行业一直难以解决的问题。据统计，在中国市场环境中，邮件打开率仅为3%，短信信息量有限，自媒体运营技术难度大，快递邮寄成本高（平邮基本不看），展会官网基本没有展现；只能靠电话通知。但是，电话通知信息量太少。信息传送堵塞，导致我们的观众邀约难度极大。
三）展商与观众的提前互动
观众在不知展商信息之前，只是慕展会的名而来，没有明确的参观目的，不能明确是否能找到自己想要的产品或信息，只是以看行业发展的需求而来。采购商与展商之间没有明确的事前沟通和互动。目前，只有精明的展商自己会私下邀请潜在客户来到展会现场，私下提前互动邀约。这样的参展体验，或导致展商对展会以低评的态度，逐渐减少对展会的依赖度，主办机构也会慢慢丢失客户。
四）以观众为主导的服务意识
在主办方的潜意识下，展商是给我们钱的人，我们第一服务对象就是展商，观众及采购商才是我们的第二服务对象。所以，在制定众多服务项目中，观众服务只占据了很小一部分。然而，在互联网行业重商业模式时代，有一句至理名言：羊毛出在猪身上，狗买单！这句话在我们会展行业是最为贴切。展商是出钱方，其实买单的是采购商；因为展商的产品或服务的价格里，已经包含了展会推广的广告费，所以，最终买单的是采购商。所以，作为一个成熟的展会主办方，怎样服务好采购商这个“财神狗”是至关重要的一环。
观众邀约的解决方案
一）观众参观展览的需求点
1、 观众对展会的需求：展商信息、展品信息、市场信息、现场会议活动等需求。
2、 观众对商旅的需求：酒店、机票、用车、餐饮及游览。
3、 观众对现场体验需求：报到、入场、指引、休息、洽谈等
二）解决方案：
1）观众数据库建设：
与展商数据库建设同步进行，整理采购商数据库，利用信息化手段记录和分析采购商需求，按需推送展会信息。
2）展商信息的推送：
制作展商信息及产品信息介绍页面，重点推广展商产品。
3）现场活动策划：
根据核心采购商需求，策划采购商关注的行业会议，吸引采购商到会。同时，在展商领域策划会议活动，以吸引没有参展的展商参加会议，吸引产业链的观众，同时，为下届展商招展做营销铺垫。
4）展会新闻信息的推送：
以展商新产品为重点，和知名展商参展消息为辅，定期向采购商发布展会新闻，加深对展会活动的印象，引导到会参观。
5）多样的观众营销方案：
制定VIP采购商免费服务策略，利用免费酒店、免费机票或抽奖机会等各种吸引VIP采购商政策，同时，利用展会本身广告资源，以交免费方式给到展商，让展商邀请采购商；同时，将各种观众邀约激励政策，利用各种渠道公开推送给目标采购商，不能“让好肉都盖在饭下”。
6）信息推送渠道与方式：
利用第三方信息推送技术或平台，向目标采购商多渠道推送；精准推送方式：邮件推送、微信平台推送、短信微博推送、微信及QQ群运营推送，以及电话推送。模糊推送：以各种产业媒介为载体，以软新闻的方式，及时推送展商最新的，最有代表新和科技含量的展品信息，文案内容里嵌入企业的参展信息和展位号。以企业明星产品带动行业关注，推广展会，邀约采购商。我们是企业新闻的制造者，也是传播者。
7）采购商商旅服务：
利用第三方资源，指定有展会行业服务经验的商旅服务商，联合为观众提供专业的商旅及会展服务,在提高了观众服务体验的同时，增强了观众的到场率。
8）观众体验服务：
针对观众，在现场制定核心服务体验，从报道起，到观众离开展馆，进行人性化的观展线路和服务设计。
9）引导政府扶持政策转向：
引导政府，成立境外采购商到会扶持政策，从大的环境下吸引境外采购商到会参观。境外采购商可以为当地来了的不仅仅是商旅消费，更多的是采购订单，投资机会；同时，也大大提升了会展产业本身的发展。政府有好的扶持政策，是会展行业的利好，如果用在点上，会有四两拨千斤之作用。
10）展会官网的升级：
以官方网站为窗口，提前展示展商信息、展示注册观众简要信息，及时公布展会新闻，形成展前信息互动。让展会官网成为展会的主办方、展商和观众的互动窗口，而不是信息平台。
展会观众邀约之路，任重而道远，各方有各方的套路；每个项目不同，邀约策略也不一样，本文在此，站在一个会展人及互联网人的角度和思路，整理了观众邀约的一些想法，以供同业同仁探讨和指正。
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