大数据时代企业采办管理研究与探讨
当前大数据之所以备受各行各业的重视，主要原因是近几年互联网、物联网、云计算的高速发展，大数据带来了新理念和新思维，对于招投标行业来说，也顺应了电子招投标的大势所趋，对于企业来说，是企业信息化的全方位深化和延伸，大数据成为解决企业采办管理问题的重要抓手。能源行业覆盖油气资源的上中下游产业链，面临着复杂的大数据环境，需要逐步挖掘大数据环境下企业管理中业务数据处理的潜在需求，从企业采办管理角度来看，需探索适应风险管控和效率效益相统一的采办管理目标的数据库和信息化解决方案，让更多有价值的数据不再沉睡和被淹没，充分挖掘招标采办过程中多样化、全方位的数据，建立招标采办大数据共享中心，企业内部相关方能从数据共享中心中获取有价值的数据，有利于提高企业的决策效率，改进企业采办业务流程和提升企业的管理创新能力，从而最终服务于企业的采办决策和运营。
大数据理念在企业采办管理中的落地需要依托企业管理信息系统平台，明确采办管理各环节的模块需要采集的数据，相关数据要分类管理和资源共享，比如在招标阶段重点关注项目合同的价格、标的相关技术参数和质量、合同实施情况如实际进度等。采办管理的大数据应用将对降低交易成本、提高招标效率和加强招标管理工作具有重要意义。
下面主要针对企业采办管理中的供应商管理、采办计划管理和招标采购管理三个方面，结合大数据的理念进行研究和探讨，提出以下几点思考和想法：
一、供应商管理
供应商管理是以供应商选择和分析为前提，建立供应商库和供应商网络，构建企业和供应商之间的战略合作关系而实施的管理活动。大数据在供应商管理中最核心和有价值的应用是建立和完善供应商管理数据库。
供应商管理数据库包括入库供应商的基本信息、相关资质业绩方面及履约后评估的信息等，具体如下：一是供应商的基本信息，包含供应商注册资金、组织结构等基本信息以及反映企业资质和业绩等方面的信息，比如供应商产品质量、价格、交货能力、服务水平、柔性能力和财务状况稳定性等方面的相关信息，这些信息越充分，越有助于降低企业采办计划管理阶段所需要投入的信息搜集成本。建议结合供应商的产品属性对供应商进行分类管理；二是供应商的信誉、诚信记录和招标人对供应商履约情况的评价信息，供应商履约情况评价的主要指标有业绩情况、管理能力、价格竞争力、质量安全环保管理体系、交付能力、服务能力、技术和工艺方案、战略合作意愿、信息化和创新管理水平等。供应商参与投标和中标后履行合同的信息将被采集到数据库中，上述信息也需要通过联网方式从相关政府部门或行业协会诚信系统的数据平台中获得，并与电子招投标平台进行对接，实现“一地受罚、处处受制”的招投标信用管理机制，依托电子招投标平台，建立统一的招投标违法违规行为记录公告平台，形成互联网信用共享机制，实现严格的企业准入和禁入机制，从而充分发挥激励守信和惩戒失信的作用。
建议在各方达成共识的前提下，企业间的供应商管理数据库的诚信履约信息和业绩信息能实现互联互通，既有利于行业协会进行信用评估体系的建设，让信用评估更有数据支持和说服力，也有助于对供应商形成威慑，由此提高了违约成本，使得承包商在履约过程中会主动选择诚信。
二、采办计划管理
采办计划是确定从招标采购项目组织外部采购哪些产品和服务，以及如何采购，以便能够更好地实现招标采购目标的文件。采办计划管理是企业根据市场需求，确定在一定时期内的采办内容和采办管理目标，制定采办计划，用以组织、协调采办活动和相关的生产经营活动，是企业管理中的一项主要内容。具体内容包括确定采办目标、采办计划的编制与组织实施、采办计划实施的过程控制与调整、采办计划完成情况的检查与评估、采办计划工作的总结与提高。
准确把握采办目标，科学分析各项因素需求是采办计划中的一项重要工作。采办需求一般包括功能、价格以及其他需求等。需求分析是采办计划管理中的重要环节。寻找潜在投标人是需求分析的一项工作内容，大数据的应用可以帮助更高效地获取潜在商品信息，有助于降低交易成本，可以进行深入的数据挖掘和精细化管理，建立采办需求计划管理数据库，在企业集团内各单位之间信息分享。
采办的定标策略是采办计划中另外一项重要工作，定标策略主要包括最低评标价法或综合评分法。如最低评标价法是指同质低价，即供应商在满足招标采购项目技术和商务要求情况下的价格最低者中标。这种力推公开招标最低评标价的措施，可以充分发挥竞争性采办方式的节资效率，全面提高采办竞争性。但有些投标人可能会选择低价中标后通过合同变更来获得利润，根据《招标投标法》第33条规定，投标人不得以低于成本的报价竞标。但是如何判定投标人的报价是否低于成本价成为实践中的难题。为解决这个难题，建议按照具体标的物的分类来建立合同管理的数据库，包括标的物的技术参数、性能质量、价格信息、交货进度等，结合招标人的履约后评价数据库，整合相关信息供评标过程中专家评议参考。招标项目如采用综合评分法的采购策略则审批更加严格，需要制定细致严谨的评分细则逐级报批，报批审核的重点应关注采购策略的合理性、投标价格占定标比重，突出招标的效益。
大数据的应用可以对比分析各类招标项目采用最低评标价法或综合评分法等定标策略对招标效果的影响，为招标项目选择合适的定标策略提供数据基础。
三、招标采购管理
招标采购管理的实质是多个不同的组织围绕采购流程发生信息交换，产生权利义务关系的一个结构化的过程。企业招标管理的目标是招标过程依法合规，招标结果成本效益突出。能源行业招标项目具有金额大、技术要求高等特点，相应的招标工作具有专家资源稀缺、技术评议难度较大等问题，因此招标管理需要通过制度化、标准化、信息化的措施提高招标质量和效率，有效防范采办风险。
大数据在招标采购管理的应用可以反映在以电子招投标信息系统为核心的采办管理信息系统中，电子招投标系统可以实现在线开标，专家在线评标，有利于降低评标过程中的决策成本。集成电子招投标系统的采办管理信息系统应是一个信息强大的数据库，包括招标公告发布、中标结果展示、评标专家信息等综合型数据库，企业可以通过任何一个字段获取整个招标环节中的关键信息，如需要某省某中标商相关中标项目信息、某类标的物招标的相关信息都可以通过采办管理信息系统实现便捷查询。
数据是信息的载体，信息是有背景的数据，而知识是经过归纳总结整理后最终呈现规律的信息，因此采办管理的数据库还应该是一个知识库，涵盖国家相关法律法规、国家标准、行业标准、企业标准、规章制度、标准化文件、案例数据库、培训教材等信息，如某服务类项目与国家新出台的安全生产法、环境保护法等相关，通过数据库可以迅速检索出相关的法律法规和标准、制度等信息。
总之，数据的价值在于为企业未来的决策提供依据，大数据时代的企业采办管理需要实现让管理者能方便快捷的通过采办管理信息系统中的数据库获取最需要的数据，管理者也需要有大数据理念的革新，做好顶层设计来适应高速发展的环境，调动企业每一个个体为采办管理数据库贡献有价值数据的积极性，通过数据分析和科学决策最终实现采办管理服务于企业的战略目标。
来源：《招标采购管理》 作者：汪 瀛 单位：中海石油气电集团有限责任公司
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